ビジネスシーンでの英語メールは、日本語のメールと構成が異なる部分があります。また、メール特有の挨拶のフレーズなどもあるため、初めて書く人は難易度が高いと感じるのではないでしょうか。しかし、手間を避けるために日本語のメールを直訳して貼り付けるだけでは、受け手に不快感を与える恐れがあります。

当記事では、英語のビジネスメールの基礎知識と、例文を交えたメールの書き方を紹介します。海外の方とのメールのやり取りにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

英語のビジネスメールは日本語の形式とはやや異なります。たとえば、ビジネス英語メールでは、用件や結論を先に書くのが一般的です。日本語のメールでは、まずはクッションとして時候の挨拶などを冒頭に置く一方で、英文では先頭に相手に伝えたい内容を記述します。

また、ビジネスシーンにおける英文メールの特徴は、全体的にシンプルな表現が使われることです。日本語のビジネスメールでは、普段は使わない敬語や丁寧語など複雑な表現が使われる一方で、英語では口語と同じようにシンプルな単語やフレーズが中心となります。

ビジネスシーンにおけるメールでは、基本的な形式に沿って要点を分かりやすく相手に伝えることが重要です。

ここでは、下記の他社の営業担当者に見積を依頼する際の例文をもとに、各項目の表現ポイントを解説します。

件名はビジネスメールでは必ず入れるようにします。件名がないと、迷惑メールと間違えられて、返事をもらえない可能性があるため、注意が必要です。

メール件名は簡潔で、伝わりやすいものにしましょう。6〜8語程度の単語数が理想です。また、英文を書くときと同様、先頭の文字のみを大文字にします。

相手が読んだときにどのような対応を取ればよいか分かりやすくするため、先頭には下記のような表現を使用します。

例文では、見積もりを依頼しているため、“Request for Quotation”が使われています。

初めてやり取りをする相手の宛先は、フォーマルな形式「Dear 敬称 ラストネーム」が適切です。相手が男性の場合はMr.を使用し、女性の場合はMs.と表記します。送り先が男性か女性かがわからない場合は、Mr./Ms. Brown のように併記します。

また、「Dear 敬称 ラストネーム」の後には、「,（カンマ）」を入れるのが一般的です。まれに「:（コロン）」が使用されることもありますが、こちらは相手に堅すぎる印象を与える恐れがあります。

やり取りが増え関係が親密になると、“Hi Mr. Brown” “Hello Mr. Brown”など、ややカジュアルな表現を使っても構いません。なお、日本語のメールでは、冒頭に組織名や部署名などを記載しますが、英文のメールでは名前のみで表します。

書き出しの挨拶や自己紹介は、簡潔に述べることが大事なポイントです。自己紹介が長くなると、本題が伝わりづらくなる恐れがあります。上記の例文の場合は、見積もりを取ってもらうというシンプルな依頼であるため、挨拶文における長文の前置きは不要です。

自分がどういった会社で働き、どのような経緯で対象のサービスを知ったのかなどの内容を、冒頭で述べるとよいでしょう。

本題では、相手にどのようなことを求めているかを、簡潔に示しましょう。理由を長々と述べたり、遠回しな表現を使ったりすると受信者に重要な内容が伝わらず、混乱させてしまうリスクがあります。

例文のケースでは、「製品AとBの見積もりを送ってもらう」ということが、一番大切な目的です。単刀直入に「以下の商品の見積もりを送ってもらえますか？」と述べれば、受け手もどのような行動を取ればよいかすぐに分かるでしょう。

また、使用する英単語は難しいものを選ぶ必要はありません。質問する際には、冒頭に“Could you～?”や“Would you～?”といった丁寧な表現を使うことがおすすめです。

本題を書いた後には、日本語と同様に、結びの挨拶を入れます。日本語では、「敬具」「草々」が使用されますが、英語では、“Sincerely”“Regards”などの言葉が用いられます。

“Sincerely”のほうが、“Regards”よりもややフォーマルな結び表現です。初めて連絡を取る場合には、“Sincerely”を使用したほうが無難だと言えます。

相手との関係性がより親密になれば、締めの言葉として、“Best Regards”や“Kind Regards”を使うとよいでしょう。さらにくだけた表現には、“Best”や“Thanks”が挙げられ、気の知れた相手や、同僚などとのやり取りに使うことがおすすめです。

文末には、差出人である自分の名前を書きます。英語表記では、「ファーストネーム・ファミリーネーム」の形式で記入しましょう。企業に属している場合には、氏名の後に「肩書・会社名」を改行して入力します。名刺のようなイメージで署名を書くことがおすすめです。

また、相手が電話で折り返し連絡する可能性もあるため、電話番号を添えておくとよいでしょう。メールアドレスも記載しておくと、相手にとって親切と言えます。

ビジネス英文メールは、日本におけるメールとの形式の違いがあるため、最初のうちはどのように書けばよいか戸惑うことも多いでしょう。英語での文章構成・フレーズに慣れると、正しく記述できるようになります。

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